Читать онлайн Формулы состояний бесплатно

Состояния

Использование статистик позволяет обнаружить ситуации в деятельности, для этого используются графики статистик на рабочих местах и ИЦО. Вы также уже знаете, что в зависимости от удаленности от места непосредственного производства продукта могут использоваться тренды разной длины.

Деятельность сотрудников или подразделений может находиться в разных состояниях. Состояние – положение, в котором кто-либо или что-либо находится, вызванное определенными обстоятельствами. Чтобы описать состояние, люди используют слова “хорошее”, “плохое”, “угрожающее”, стараясь передать идею о том, каково положение. Но эти понятия недостаточно точные, чтобы их можно было использовать для управления.

Л. Рон Хаббард описал состояния, в одном из которых может находиться деятельность. Для каждого из состояний он сформулировал точную последовательность шагов, которую необходимо выполнить, чтобы улучшить состояние. Это дает возможность точно определить, в каком из описанных состояний находится деятельность, а затем выполнить рекомендованную последовательность шагов, чтобы улучшить положение дел и добиться  роста производства продукта. Применение этой технологии позволяет значительно повысить эффективность планирования и управления.

Состояние за неделю можно определить по наклону графика статистики за неделю. При определении состояния за неделю во внимание принимается только наклон графика за эту неделю.

Круто, почти вертикально вниз – Несуществование

Вниз – Опасность

Слегка вниз или горизонтально – Чрезвычайное положение

Слегка вверх – Нормальная деятельность

Круто вверх —

Изобилие

Если для оценки состояния используются тренды, например тренды за три недели, то графики с соответствующими состояниями выглядели бы, как показано ниже.

Тренд Несуществования

Тоже тренд Несуществования

Тренд Опасности

Тренд Чрезвычайного положения

Тренд Нормальной деятельности

Тренд Изобилия

Есть еще одно состояние – Могущество. Это состояние невозможно определить по графику статистики за одну неделю. Могущество – это тренд Нормальной деятельности, поддерживаемой на очень высоком уровне производства. Поэтому определить состояние Могущества можно только по тренду статистики больше, чем за одну неделю.

Использование состояний подразумевает:

1. Точное определение состояния.

2. Выполнение определенных, соответствующих состоянию шагов.

Если поступать именно так, то состояние Опасности сменится Чрезвычайным положением, затем Нормальной деятельностью  и так далее – до Могущества. Можно сказать, что состояния существования образуют шкалу, по которой можно подниматься, выполняя правильные шаги:

Графики статистик с правильным масштабом и хорошее понимание того, как определять и улучшать состояния, позволяют подразделениям и всей компании в целом последовательно расширяться.

Формула Несуществования

Словом “формула” в отношении состояний мы называем точную последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы улучшить состояние, подняться в следующее. В английском языке одно из значений слова “формула” – любой установленный или принятый способ делать что-то. В русском языке у слова “формула” нет такого значения, оно заимствовано из английского, как и многие другие термины в области управления.

В состоянии Несуществования деятельность находится на совершенно нежизнеспособном уровне. Как было описано выше, это можно определить по наклону статистики или тренда.

Кроме того, когда кто-либо начинает деятельность в новой области, это также является состоянием Несуществования. Ведь если он только начал деятельность в новой области или на новой должности, его уровень производства очень низкий.

Формула состояния Несуществования¹:

1. Найдите линию коммуникации.

2. Добейтесь, чтобы о вас узнали.

3. Выясните, что от вас требуется или чего от вас хотят.

4. Делайте, производите и (или) предоставляйте то, что требуется.

Давайте разберемся с применением формулы, когда речь идет о новой должности или новых обязанностях. В этом случае мы имеем дело с ситуацией, когда назначенный на эту работу человек фактически еще не оказывает никакого влияния на деятельность. В области, куда он попал, что-то происходит, каким-то образом осуществляется какое-то производство. Новичок пока еще не оказывает на эту деятельность никакого положительного влияния. Поэтому это состояние называют Несуществование, находясь в этом состоянии, человек не существует как часть организации. Его задача – стать частью организации и начать производить продукт. При этом необходимо иметь в виду, что дела как-то идут и без него, как правило, никто на него не рассчитывает, люди делают свою работу так, как привыкли это делать.

Это можно сравнить с ситуацией, когда в отдел продаж нанимают нового продавца, но на него никто не обращает внимание до тех пор, пока он не сделает какие-то продажи. Никто не обращается к нему за помощью, никто особенно не интересуется его мнением. Можно сказать, что пока окружающим не стала ясна его роль и не стало понятно, по каким вопросам с ним можно сотрудничать, он продолжает находиться в Несуществовании. Могут пройти месяцы, прежде чем окружающие обнаружат, что он быстро и качественно составляет коммерческие предложения и что у него большой опыт участия в тендерах. Выполнение формулы Несуществования позволяет быстро справиться с этим состоянием.

“Найдите линию коммуникации” – для продавца это означает, что нужно установить общение со всеми, с кем необходимо будет иметь дело: руководителем, другими продавцами, сотрудниками бухгалтерии, высшими руководителями, клиентами, партнерами и т.д. Причем “найти линию” не означает, что нужно просто внести в адресную книгу список электронных адресов и телефонов. Это фактически означает, что нужно найти или создать возможность для общения. С кем-то можно хорошо пообщаться по электронке, с другими – по телефону, с кем-то только при личной встрече.

Следующий шаг: добейтесь, чтобы о вас узнали. В примере с продавцом это будет означать, что люди, с которыми он установил линию общения, должны узнать его как продавца. Они должны получить представление о его способностях и обязанностях, о его уровне компетентности и о том, какие задачи он будет решать, выполняя свою работу, что он в соответствии со своими обязанностями будет предоставлять им или должен получать от них. Например, если он выполняет этот шаг в отношении своего руководителя, который и так хорошо осведомлен о должностных обязанностях, важным будет рассказать руководителю об опыте в продажах, своих сильных и слабых сторонах, о намерениях в отношении работы. Довольно часто выполнение этого шага сводят к простой формальности: “Здравствуйте, меня зовут Иван, и я – новый продавец”. Если этот шаг выполнить формально, это создаст проблемы для выполнения следующего, и продавец застрянет в состоянии Несуществования.

“Выясните, что от вас требуется или чего от вас хотят” – следующий шаг. Естественно, что человек выясняет, чего от него ожидают именно в той должности, в отношении которой он выполняет формулу Несуществования. Например, продавец может выяснить на этом шаге, что его руководитель ожидает, что будут доведены до результата какие-то сделки. А если кто-то на этом шаге от продавца начинает требовать нечто, что не относится к его обязанностям, значит, продавец просто не выполнил качественно предшествующие шаги. В этом случае стоит вернуться к предшествующему шагу и еще раз  прояснить обязанности: что к ним относится, а что нет.

Иногда при выполнении этого шага можно услышать: “Мне ничего не нужно, главное – делай свою работу как можно лучше”. Это означает, что человек просто пытается отделаться, не отвечает на вопрос. Причины этого могут быть разные: ему неинтересно, он занят или просто не хочет сотрудничать. Но если принять такой формальный ответ и оставить его в покое, не выяснив, что ему нужно, формула Несуществования никогда не будет завершена.

“Делайте, производите и (или) предоставляйте то, что требуется” – теперь самое непростое: необходимо выполнить ожидаемое и предоставить результат. Например, продавец завершает эти сделки и демонстрирует результат  руководителю. Только в этот момент в глазах руководителя он становится продавцом. Это довольно простая идея. Чтобы люди признали бытийность какого-то человека, необходимо продемонстрировать им компетентность в действиях и результат. Точно так же подчиненные по-настоящему признают руководителя, только когда он предоставил им нечто, что от руководителя ожидается: хорошее управление, мудрые решения и результаты этого.

Это очень простые шаги, которые можно выполнить относительно быстро. Но тем не менее множество людей попадают в ловушку – они пытаются добиться успеха в деятельности, не выполнив формулу Несуществования. Например, менеджер по продажам становится начальником отдела продаж. Как менеджер по продажам он находится гораздо выше Несуществования, раз его решили повысить. Еще вчера он был в высоком состоянии как продавец, а сегодня пытается руководить своими товарищами, выполнять работу руководителя, как будто он находится не в Несуществовании, а как минимум в Нормальной деятельности. Он пытается отдавать распоряжения, добиваться исполнения, а его товарищи по работе не видят в нем руководителя, а он не имеет никакого представления о том, чего они от него ожидают как от руководителя. Если он не выполнит очень качественно формулу Несуществования, у него возникнет много сложностей в работе, и неумелыми действиями при отсутствии сотрудничества он создаст проблемы в области ответственности.

В этом примере ситуация осложняется еще и тем, что как начальник отдела продаж, кроме работы руководителя, он выполняет еще и работу менеджера по продажам. И так как он находится выше Несуществования как менеджер по продажам и в Несуществовании как руководитель, все вокруг будут видеть в нем только менеджера по продажам, который ведет себя как-то странно. Единственный способ справиться с этим – выполнив первые два шага формулы, донести до окружающих, что у него появилась совершенно новая роль, добиться, чтобы они это осознали. А затем выполнить два следующих шага и предоставить им то, что от него ожидают как от руководителя.

Опыт говорит, что чем больше и сложнее область ответственности, тем больше времени уйдет на выполнение шагов формулы. В какой-то простой деятельности это можно сделать за пару часов, в работе начальника отдела продаж на это может уйти пара недель, а если шаги формулы выполняет вся компания, на это могут уйти месяцы. Например, вывод на рынок любого нового продукта начинается именно с таких шагов, их выполнение может потребовать:

1. Маркетинговых исследований, чтобы найти коммуникационную линию с клиентом.

2. Действий по продвижению и связям с общественностью, чтобы первые клиенты узнали о продукте.

3. Пробного предоставления или тестирования продукта, которые помогут разобраться в том, чего на самом деле ожидает клиент.

4. Доработки продукта, чтобы он соответствовал ожиданиям клиентов.

И в конце концов, когда эти шаги успешно выполнены, важно понимать, что это было только лишь состояние Несуществования, и после этого ни человек, ни компания не попадает в Могущество. Благодаря хорошо выполненной формуле будет достигнуто состояние Опасности и не более.

Расширенный вариант формулы Несуществования

²

Многие сотрудники неправильно применяют формулу Несуществования для нового поста или формулу Несуществования в соответствии со статистиками, а потом недоумевают, почему у них продолжаются неприятности.

Руководители иногда удивляются, почему некоторые сотрудники, похоже, никогда не могут ничего сделать правильно, и, разозлившись, эти руководители, в конце концов, сами делают всю работу в данной области.

Ответ заключается в том, что формула Несуществования применяется неправильно и не выполняется сотрудником по-настоящему.

Недавний опыт показал, что даже видавшие виды руководители и другие сотрудники фактически никогда не выходили из Несуществования. И там, где организация вообще работает, ее тащит на себе один или два сотрудника, находящиеся на руководящих должностях.

Пункт «найдите коммуникационную линию» слишком многие сводят к тому, чтобы найти чью-нибудь корзину для входящих посланий и оставить там запрос: «Что требуется и чего вы хотите от меня?» Это не является нахождением коммуникационной линии.

Чтобы справляться с обязанностями на ЛЮБОМ посту, вам необходимо иметь ИНФОРМАЦИЮ и предоставлять ИНФОРМАЦИЮ. Там, где это не делается, человек обнаруживает, что он выполняет работу, которая отвергается, что его работу нужно переделывать, что на его действия накладываются ограничения. Он обнаруживает, что скатывается вниз, в более низкие состояния. Он оказывается в немилости у своего начальства, ПОТОМУ ЧТО ОН НЕ СОБИРАЕТ И НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ жизненно важную информацию о том, ЧТО ПРОИСХОДИТ.

Обязанность любого штатного сотрудника, вне зависимости от того, новичок он или нет, – СОБРАТЬ КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ, КОТОРЫЕ ОТНОСЯТСЯ К ЕГО ПОСТУ, ВЫЯСНИТЬ, КТО НУЖДАЕТСЯ В ЖИЗНЕННО ВАЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ ОТ НЕГО, и постоянно ВВОДИТЬ, ВВОДИТЬ, ВВОДИТЬ ЭТИ КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ В ДЕЙСТВИЕ.

Если человек не будет поступать именно таким образом, он никогда не выйдет из состояния Несуществования. Он не поднимется даже до состояния Опасности, потому что люди даже и не знают, что они его обходят. Другими словами, когда сотрудник не поступает таким образом, то с точки зрения организации он просто НОЛЬ.

Приказы, издаваемые им, обычно ОТМЕНЯЮТСЯ, когда их обнаруживает какой-нибудь руководитель, потому что они нереальны. Иванов уже занимался этим вопросом. Расписание Синицына было сорвано из-за этого. В бухгалтерии кричат: «Откуда взялось это дев-ти, которое выльется нам в копеечку?».

Довольно скоро это приведет к тому, что, когда сотрудники услышат, что это приказ такого-то и такого-то, они просто будут игнорировать его.

Светлые надежды такого сотрудника в конце концов обычно заканчиваются надеждой на то, что его переведут на другой пост и чем скорее, тем лучше. Все против него.

Но что же произошло на самом деле?

Он никогда по-настоящему не применял формулу Несуществования и поэтому так и остался в Несуществовании. Его действия не скоординированы, потому что у него НЕТ КОММУНИКАЦИОННЫХ ЛИНИЙ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ ПЕРЕДАВАТЬ ИЛИ ПОЛУЧАТЬ ИНФОРМАЦИЮ.

Фактически и на самом деле никто другой не обязан устанавливать за него его же собственные коммуникационные линии, точно так же как никто не обязан за него дышать. Вдох и выдох организации – это получение и передача ЖИЗНЕННО ВАЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ЧАСТИЦ.

Каждому сотруднику, который обнаруживает, что он, по всей видимости, находится в Несуществовании или того хуже, следует побегать хорошенько и отыскать коммуникационные линии, относящиеся к его деятельности и его должности, и настоять на том, чтобы его подключили к этим линиям.

Иногда препятствием для него будут меры безопасности. Скорее всего, ему будет нелегко выбить из секретарей закодированные исходящие и входящие послания. Что ж, есть такая вещь, как обязательство о неразглашении. Человек подписывает его, и если он не сохранит информацию в тайне, у него будут неприятности. В любом случае большая часть этой информации не относится к его должности. Но какая-то часть может и относиться.

Такой сотрудник или руководитель должен описать, какую информацию ему нужно иметь для того, чтобы справляться со своей работой, и какую информацию должны получать от него другие, чтобы они могли выполнять свою работу.

А затем он должен организовать коммуникационные линии таким образом, чтобы получать информацию от сотрудников, работающих на этих линиях.

Высшее руководство организации, например руководители отделений или руководители организации, несут ответственность за информирование своих сотрудников. Но обычно перед ними также стоят проблемы безопасности, и, кроме того, они хотят выглядеть в лучшем свете. Вместе с тем информация, которой они располагают, охватывает собой все отделение или всю организацию в целом. Эта информация включает в себя подробности такого рода: «Мария Петровна прибывает в 14:00» или «Представитель телефонной компании говорит, что счет нужно оплатить сегодня до 12 часов, иначе у нас отключат телефоны».

Хаос и необходимость выполнять работу за подчиненных наступают тогда, когда большая часть персонала не позаботилась о том, чтобы подключиться к важным коммуникационным линиям и поддерживать поток информации по этим линиям. Не ищите причины падения статистик, если 90% персонала находится в состоянии Несуществования или хуже³! Просто они так никогда и не нашли ни одной коммуникационной линии.

Поэтому РАСШИРЕННАЯ ФОРМУЛА НЕСУЩЕСТВОВАНИЯ такова:

1. НАЙДИТЕ ВСЕ КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ, КОТОРЫЕ ВАМ БУДУТ НУЖНЫ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ ПРЕДОСТАВЛЯТЬ И ПОЛУЧАТЬ ИНФОРМАЦИЮ, ОТНОСЯЩУЮСЯ К ВАШИМ ОБЯЗАННОСТЯМ И НАХОДЯЩЕМУСЯ В ВАШЕМ РАСПОРЯЖЕНИИ ИНВЕНТАРЮ, И ПОДКЛЮЧИТЕСЬ К ЭТИМ ЛИНИЯМ.

2. ДОБЕЙТЕСЬ, ЧТОБЫ КАЖДЫЙ ТЕРМИНАЛ⁴, КОТОРЫЙ ВАМ БУДЕТ НУЖЕН ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, ЗНАЛ ВАС, А ТАКЖЕ ЗНАЛ ВАШУ ДОЛЖНОСТЬ И ВАШИ ОБЯЗАННОСТИ.

3. ВЫЯСНИТЕ У СВОИХ НАЧАЛЬНИКОВ, КОЛЛЕГ, А ТАКЖЕ У ЛИЦ ВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ, С КОТОРЫМИ ВАМ, ВОЗМОЖНО, ПРИДЕТСЯ ВСТУПАТЬ В КОНТАКТ В СИЛУ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ, ЧТО ИМ ТРЕБУЕТСЯ И ЧЕГО КАЖДЫЙ ИЗ НИХ ХОЧЕТ ОТ ВАС.

4. ДЕЛАЙТЕ, ПРОИЗВОДИТЕ И ПРЕДОСТАВЛЯЙТЕ ТО, ЧТО ТРЕБУЕТСЯ И ЧЕГО КАЖДЫЙ ИЗ НИХ ХОЧЕТ ОТ ВАС (И ЧТО СООТВЕТСТВУЕТ ПОЛИТИКЕ КОМПАНИИ).

5. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ИМЕЮЩИЕСЯ У ВАС ЛИНИИ КОММУНИКАЦИИ И РАСШИРЯЙТЕ ИХ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ПОЛУЧАТЬ ДРУГУЮ ИНФОРМАЦИЮ, КОТОРАЯ, КАК ВЫ ТЕПЕРЬ ОБНАРУЖИВАЕТЕ, НУЖНА ВАМ В ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

6. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ИСХОДЯЩИЕ ОТ ВАС КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ИНФОРМИРОВАТЬ ДРУГИХ О ТОМ, ЧЕМ ИМЕННО ВЫ ЗАНИМАЕТЕСЬ, НО ТОЛЬКО ТЕХ, КТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НУЖДАЕТСЯ В ЭТОЙ ИНФОРМАЦИИ.

7. СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ ТО, ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ, ПРОИЗВОДИТЕ И ПРЕДОСТАВЛЯЕТЕ, ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ЭТО БЫЛО БЛИЖЕ К ТОМУ, ЧТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ТРЕБУЕТСЯ И ЧЕГО ХОТЯТ ОТ ВАС.

8. ПЕРЕДАВАЯ И ПОЛУЧАЯ ПОЛНУЮ ИНФОРМАЦИЮ, ОТНОСЯЩУЮСЯ К ВАШИМ ПРОДУКТАМ, ПОСТОЯННО ДЕЛАЙТЕ, ПРОИЗВОДИТЕ И ПРЕДОСТАВЛЯЙТЕ ПРОДУКТ ГОРАЗДО ЛУЧШЕГО КАЧЕСТВА, ЧЕМ РАНЬШЕ.

Можно гарантировать, что если вы делаете это – излагаете свою информацию в письменном виде четко, так, чтобы она легко воспринималась, и получаете данные в таком виде, чтобы они не блокировали ваши собственные линии, – то вы действительно начнете подниматься в более высокие состояния и наступит момент, когда вы достигнете состояния Могущества.

Формула Опасности

После успешного завершения формулы Несуществования наступает состояние Опасности. В этом состоянии человек или организация начинают взаимодействовать с другими и вносить свой вклад в деятельность. При этом они сталкиваются с ситуациями, угрожающими их деятельности. Например, продавец, о котором шла речь в предыдущей статье, внезапно обнаруживает, что у него проблема с завершением крупных сделок. Он неплохо справлялся с простыми ситуациями в работе, но не может самостоятельно завершить более серьезные сделки. На самом деле Опасность – новый, более высокий уровень по сравнению с Несуществованием. Но если он не справится с Опасностью, то очень скоро снова окажется в Несуществовании.

Деятельность может оказаться в состоянии Опасности, даже если до этого была в более высоком состоянии. Когда статистика показывает продолжающийся устойчивый спад или резкое снижение – это состояние Опасности. Например, у компании был продолжительный рост продаж смартфонов, затем он сменился постепенным снижением, которое продолжается много недель. Это состояние Опасности, и, чтобы с ним справиться, необходимо выполнить определенные шаги.

Состояние Опасности также появляется, когда случаются какие-то угрожающие деятельности ситуации. Например, со склада пропали какие-то ценности. Возможно, что даже основная статистика склада при этом растет, но, тем не менее, есть угрожающая ситуация в области сохранности ценностей. И в таком случае именно в отношении сохранности ценностей от исчезновения должны быть выполнены шаги формулы.

1. Обойдите привычки или установившуюся практику.

2. Справьтесь с ситуацией и любой опасностью в ней.

3. Назначьте себе состояние Опасности.

4. Введите в действие свою собственную этику, выяснив, что именно вы делаете неэтично, и используйте самодисциплину, чтобы исправить это и стать честным и       порядочным.

5. Реорганизуйте свою жизнь так, чтобы эта опасная ситуация не возникала у вас постоянно.

6. Сформулируйте и примите твердое правило, которое позволит вам впоследствии выявить подобные ситуации и предотвращать их возникновение вновь и вновь – Л. Рон Хаббард⁵.

Например, применение формулы Опасности сотрудником может выглядеть следующим образом.

Главная статистика начальника отдела продаж «Сумма договоров, по которым была получена предоплата» пошла вниз, что говорит о состоянии Опасности в его деятельности начальника отдела. Конечно, его первое побуждение – засучить рукава и броситься в бой, собственноручно осуществляя продажи. Многие так бы и поступили. Но это ловушка. Поступив таким образом, он сможет улучшить состояние должности продавца, но при этом обязательно усугубит свое состояние в роли начальника отдела продаж и обязательно опустится до Несуществования. Так что пусть возьмет себя в руки и выполнит шаги формулы Опасности исходя из того, что он является начальником отдела продаж и должен выполнять шаги формулы именно в этой роли.

Он выполняет шаги формулы следующим образом.

1.  «Обойдите привычки или установившуюся практику». Предположим, что начальник отдела продаж никогда не обращал внимания на то, чтобы менять свой подход к управлению продажами в периоды снижения спроса. Например, в период майских праздников множество потенциальных клиентов просто разъезжаются на отдых, и поэтому начиная с конца апреля и до середины мая объем договоров снижается. Его привычка заключается просто в том, что он ставит квоты своим подчиненным и одобряет их планы, как обычно, не добиваясь, чтобы эти планы учитывали изменение спроса. И как только наступила последняя неделя апреля, его статистика пошла вниз. Обойти привычку в данном случае означает, что ему необходимо срочно пересмотреть планы на следующую неделю и добиться, чтобы в них были включены задачи, которые компенсируют снижение спроса.