Читать онлайн Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт бесплатно

В этой главе вы:

● узнаете историю появления интеллект-карт;

● научитесь правильно строить интеллект-карты;

● познакомитесь с основными принципами работы интеллект-карт;

● познакомитесь с возможностями технологий майнд-менеджмента для повышения эффективности вашей работы.

«Мы живем в век информации». Это утверждение мы слышим отовсюду все чаще и чаще, и оно уже набило многим оскомину. Большинство людей уже не обращают на него никакого внимания. Кроме тех, кто действительно понимает, насколько серьезно обстоят дела.

Количество офисных сотрудников растет. Представители бизнеса, начиная с металлургических заводов и заканчивая консалтинговыми компаниями, обмениваются отчетами, письмами, коммерческими предложениями. Все участвуют в презентациях, совещаниях, конференциях, готовят и проводят их. Все большее число компаний переходят к проектной системе управления как более эффективной, где чуть ли не каждый сотрудник становится руководителем проекта. Обмен информацией становится с каждым годом все интенсивнее. По данным исследователей, количество электронной информации, получаемой среднестатистическим офисным сотрудником, удваивается раз в 2–3 года! Но есть ли у нас время обращать на это внимание?

Если 15 лет назад рабочий стол менеджера был завален кучей бумаг и документов, так как они были основным источником получения необходимой информации, то сейчас там может находиться только компьютер. Однако это нисколько не уменьшило стресс от работы с информацией, потому что, стоит менеджеру открыть компьютер, как на него обрушивается огромный поток сообщений, документов, задач и планов, что часто превращает рабочий день в хаос.

Как успешно справляться с потоком поступающей информации? Как тратить на обработку, анализ и принятие решения по полученной информации минимум времени и сил? Как превратить умение быстро и эффективно обрабатывать поступающую информацию (и принимать на ее основе правильные решения) в свое главное конкурентное преимущество в век агрессивно атакующей нас со всех сторон информации?

Ответ на эти вопросы дают современные технологии майнд-менеджмента, которые начали набирать популярность в современном мире в 70-е годы XX века.

Все началось с публикации книги Тони Бьюзена «Работай головой» (1974). Тогда-то технология интеллект-карт и стала быстро набирать популярность, доказывая свою применимость на практике для решения самых разнообразных интеллектуальных задач.

Однажды второкурсник Тони Бьюзен искал в университетской библиотеке книги об эффективном использовании способностей мозга. Ему предстояло справиться с огромным количеством учебного материала, и он хотел узнать, как такие функции мозга, как запоминание, восприятие и анализ, могут быть наилучшим образом использованы в учебном процессе. Ему посоветовали обратиться в отдел медицинской литературы. В ответ на слова о том, что он не хочет делать операции на мозге, а только хочет научиться правильно его использовать, библиотекарша сказала, что таких книг не существует. Это и стало толчком для Бьюзена. Он все-таки пошел в отдел медицинской литературы, нашел книги по физиологии мозга (в том числе советского ученого Александра Романовича Лурия) и использовал новые знания для создания своего метода интеллект-карт.

Он достиг потрясающих результатов, став одним из лучших студентов. Тони Бьюзен превратил процесс обучения в увлекательное и, что главное, очень эффективное занятие. Потом он стал факультативно заниматься с неуспевающими школьниками, которых все считали безнадежными, и с каждым из них достиг потрясающих результатов. Один из таких школьников воскликнул: «Я не был неспособным к учению – у меня просто не было настоящего учения!»[1]

Тони Бьюзен вспомнил про Ньютона, Эйнштейна, Эдисона, которые в школе перебивались с двойки на тройку, и задал важные вопросы: «Умеем ли мы учиться? Правильно ли мы используем свой мозг?» Применив свой метод на практике, автор решил, что его можно эффективно использовать в любой интеллектуальной деятельности, а особенно в бизнесе. Ведь что такое бизнес, как не способность быстро собрать из разных источников и проанализировать информацию (о конкурентах, потребностях клиента, о поставщиках, о рынке, о ценах, тенденциях, прогнозах и др.), принять на ее основе быстрое и правильное решение и потом обеспечить его выполнение? Так родилась книга «Работай головой». В ней Бьюзен популярно описал метод интеллект-карт. В его основу он положил основные принципы работы человеческого мозга, объяснил, что мы используем наш биологический компьютер под названием «мозг» неэффективно, и предложил способ повысить эту эффективность.

Интеллект-карты стали успешно применяться во многих областях интеллектуальной работы. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для их построения в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для корпоративного применения и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших этот метод, стали раскрываться сильнее, что неизбежно повысило их результативность. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих работников интеллектуального труда, в том числе теперь – и в России.

Удобнее всего объяснить правила построения интеллект-карт с помощью… самой интеллект-карты (см. рис. 1.1).

Прокомментируем представленные правила более подробно.

1. Главное!

1.1. Начинайте с центра. В центре находится самая главная мысль, цель построения интеллект-карты. Начинайте с главной мысли – и у вас появятся новые идеи, чем ее дополнить.

1.2. Читайте по часовой стрелке, начиная с правого верхнего угла. Информация считывается по кругу, начиная с центра карты и продолжая с правого верхнего угла и далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт. Если вы задаете другую последовательность, обозначайте очередность чтения порядковыми цифрами.

1.3. Используйте разные цвета! В выбираемых нами цветах всегда больше смысла, чем может показаться. Цвет мы воспринимаем мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Разные цвета могут по-разному восприниматься и имеют разное значение в разных культурах и у разных людей. Более подробно об этом рассказано ниже.

1.4. Экспериментируйте всегда! В течение своей практики автор видел множество интеллект-карт. И у каждой из этих карт был свой неповторимый индивидуальный стиль. Так как мышление каждого человека уникально, то и карта как результат мышления тоже оказывается уникальной и неповторимой. Не бойтесь экспериментировать, пробовать, искать и находить лучшие способы представления информации, максимально подходящие именно для вас.

Рис. 1.1. Правила построения интеллект-карт

2. Центральный образ

Одним из ключевых понятий в составлении интеллект-карт является центральный образ. Без него невозможно создание ключевых ассоциаций, из которых и будет построена интеллект-карта. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет являться вашим центром внимания, основной целью создания интеллект-карты. Для этого максимально четко ставьте задачу, используйте наиболее «цепляющие», вдохновляющие вас в данный момент цвета и рисунки.

3. Оформляйте!

3.1. Рисуйте! Если вы сомневаетесь, стоит рисовать или нет, то выбор очевиден – рисуйте! Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой, формирует огромное количество ассоциаций. Наш мозг устроен так, что у нас практически мгновенно возникает зрительная ассоциация на любое слово. Вот первую из них и нарисуйте. Как правило, потом вам даже не нужно будет читать, что там написано, – достаточно будет пробежаться по рисункам, и у вас в голове тут же всплывет необходимая информация.

3.2. Раскрашивайте! У каждого цвета есть свое значение, причем часто это очень индивидуально для каждого человека. Смысл того или иного цвета для отдельного индивидуума зависит от таких факторов, как личные предпочтения, предыдущий опыт, влияние культуры. В разных культурах у одного и того же цвета могут быть совершенно различные обозначения. Например, в России цветом траура считается черный, а в Японии – белый. В зависимости от придаваемого значения цвета можно существенно упростить и ускорить восприятие информации.

Для того чтобы понять запрещающий цвет светофора, нужно мгновение. Точно так же вы можете считывать информацию с интеллект-карты, если будете понимать значения цветов, которые используются в ней. Вы можете придумать свои значения или воспользоваться приведенной в таблице справа трактовкой автора.

3.3. Используйте ключевые слова! Их должно быть немного, чтобы они не складывались в законченное предложение. Как вы увидите ниже, информация, поданная в виде ключевых слов, связанных наглядно друг с другом, заставляет мозг работать максимально быстро. Когда вы читаете лишь ключевые слова, у вас появляется чувство незавершенности, что вызывает множество новых ассоциаций, продолжающих интеллект-карту.

Если вы составляете карту вручную, используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается значительно дольше, чем обычный печатный.

Все появляющиеся новые ассоциации относите в дальнейшие ветки карты или заносите в комментарии вокруг объектов карты (топиков), которые при построении карты на бумаге удобно делать на стикерах.

3.4. Связывайте мысли! Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ.

Используйте не более чем 7±2 ответвления от каждого объекта, а лучше – не больше 5–7, так как такую карту сможет легко воспринимать даже уставший человек.

Связи главного топика показывайте с помощью линии, утолщая ее у основания и постепенно сужая у подчиненного топика.

Если топики из соседних веток связаны друг с другом, соединяйте их стрелками.

Используйте группировку для обозначения односмысловых групп.

Иногда вы будете чувствовать, что необходимо добавить еще, например, две ветки, но никак не будет получаться сформулировать их название. В таком случае рекомендуется проводить ветки и оставлять их пустыми. В этот момент у вас сформируется незавершенное действие, и мозг станет сверхмотивированным, для того чтобы заполнить эти ветви и предложить необходимые идеи.

Попробуйте построить свою первую интеллект-карту, пользуясь первым уроком на сайте книги www.майнд-менеджмент.рф.

Когда создавалась технология интеллект-карт, удобных персональных компьютеров еще не было в массовом использовании, и первые карты строились вручную с помощью обычной бумаги, цветных карандашей и фломастеров. Автор этой книги не раз встречал людей, которые вообще не признают создание интеллект-карт с помощью компьютерных программ и строят все свои карты на бумаге. Да и сам автор, хотя ноутбук для него давно уже стал частью тела, тоже иногда с удовольствием закатывает рукава, берет большие листы бумаги, карандаши, фломастеры, стикеры, скотч и начинает рисовать. Потому что в этом методе есть свои замечательные преимущества (как и недостатки).

Для нарисованных интеллект-карт характерен переформулированный закон Мерфи: «Интеллект-карта всегда занимает ровно столько места, сколько ей предоставят, и еще чуть-чуть». Автор не раз убеждался в справедливости этого закона, когда целиком заполнялись листы формата А1 и даже А0. Поэтому вам потребуются:

● чистые белые листы, желательно минимум формата А3. Формата А4 может просто не хватить для буйства ваших ассоциаций;

● цветные фломастеры, лучше – цветные карандаши, так как их можно стирать ластиком, благодаря чему можно корректировать и видеть ход мысли. Чем больше цветов, тем лучше;

● ластик;

● стикеры, желательно разных цветов и размеров;

● скотч. Если вам не хватит одного листа бумаги, вы можете прикрепить к нему еще один.

Лучше всего располагать лист горизонтально. Если лист большой – можно сразу прикрепить его к стене с помощью скотча.

Переходим к рисованию. Только не забудьте засучить рукава!

1. Выберите тему и нарисуйте центральный образ вашей интеллект-карты. Нарисуйте его ярко, сформулируйте его правильно. Если вы затрудняетесь сами выбрать тему, воспользуйтесь одной из предложенных ниже:

● Как хорошо отдохнуть летом (зимой, осенью, весной)?

● Как повысить эффективность своей работы?

● Каких целей я хочу достигнуть через (1, 3, 5, 10, 20…) лет?

● Как вырастить счастливого ребенка?

● Какие новые области бизнеса следует развивать моей компании?

● Как сократить свои расходы (расходы компании)?

● Как восстанавливать силы, чтобы не превратиться в загнанную лошадь? И т. д. и т. п.

Найдите актуальную для вас тему, не бойтесь амбициозных задач. Возможно, эта книга поможет вам их успешно решить.

2. Проведите мозговой штурм, записав максимальное количество идей, которые у вас появились по выбранной вами теме. Для записи удобно использовать стикеры, фиксируя на каждом по одной идее, которые потом легко можно будет перемещать.

Если вы попробуете сразу нарисовать чистовой вариант карты, не проводя мозгового штурма, красиво уложив в карте хаос ваших мыслей, то, скорее всего, у вас ничего не получится. По крайней мере автор еще ни разу не видел, чтобы сразу вышло так, как хотелось бы. После знакомства с алгоритмом майнд-менеджмента вы поймете, почему это происходит.

3. Нарисуйте черновой вариант интеллект-карты. После создания хаоса идей переходите к структурированию и группировке полученных мыслей, до тех пор пока не «увидите» вашу будущую интеллект-карту. Как только вы ее увидите и поймете, какой она будет, можете переходить к созданию чистового варианта.

4. Нарисуйте чистовой вариант интеллект-карты. Этот этап не всегда реализуется – часто вполне достаточно бывает создать черновой вариант, чтобы разобраться в задаче или проблеме. Но если вы планируете в дальнейшем часто обращаться к этой карте, лучше потратить время и сделать ее читабельной.

5. Действуйте. Как только вы понимаете, что вам нужно делать, – переходите к действию.

Ниже приведен пример построения интеллект-карты «Отличный отдых летом всей семьей», на котором вы сможете увидеть, как была решена такая актуальная задача.

Комментарий консультанта

Потренируйтесь в рисовании интеллект-карт, выполнив первое упражнение из электронного комплекта на сайте книги www.майнд-менеджмент.рф.

3.1. Отличный отдых летом всей семьей

Алексей Башкеев, руководитель проектов, Яндекс

После того как на тренинге компании «Правила Игры» я познакомился с методом интеллект-карт, я стал его применять во всех сферах своей жизни. Ниже представлен пример карты, нарисованной нашей семьей для решения такой важной задачи, как отличный отдых летом всей семьей.

Сначала мы нарисовали центральный образ. Потом каждый из нас на стикерах записал по 10 вариантов отдыха, по одному на каждый стикер. После этого мы разместили их на карте, связали друг с другом, и получился показанный ниже результат (см. рис. 1.2).

Что удивительно, все полученные варианты кажутся вполне очевидными, но решение легче принять, когда видишь оформленными их в четкую структуру.

Мы повесили эту карту на кухне и за лето перепробовали лучшие из перечисленных вариантов. Теперь мы составили подобную интеллект-карту и для зимнего отдыха!

Рис. 1.2. Результаты семейного мозгового штурма «Отличный отдых летом всей семьей»[2]

3.2. Что делать, если не получается рисовать?!

Как вы заметили, в интеллект-картах, нарисованных вручную, очень важны рисунки. Это существенно упрощает запоминание и восприятие информации, так как рисунки запоминаются надолго.

Часто на тренингах нам говорят: «Но мы не умеем рисовать!» Приходится постоянно доказывать, что это неправда. Что вы сделали в своей жизни раньше: нарисовали человечка или написали первую цифру? Раскрасили солнце или написали слово? К счастью, научиться рисовать гораздо легче, чем научиться писать. Мы умеем рисовать! Просто со временем сложившаяся система образования заставляет нас прекратить использовать эту великолепную возможность для записи информации. Давайте вспоминать и учиться заново!

Возьмите карандаш или ручку и выполните вышеприведенное упражнение, нарисовав рисунок напротив каждого слова.

Важное дополнение: визуальная ассоциация на каждое из приведенных слов у вас появится почти сразу же. Рисуйте именно эту ассоциацию! Потому что потом, вспомнив визуальный символ, ваше сознание легко достанет из бессознательного связанное с ним слово.

После выполнения этого упражнения вы сможете убедиться, что рисовать не так уж и сложно!

Интеллект-карты завоевали популярность во многих развитых странах. Но почему эта технология так работает? Почему подобный способ представления информации настолько эффективен? На каких принципах человеческого мозга основывается эта технология? Технология интеллект-карт основывается на двух принципах работы человеческого мозга.

Технология интеллект-карт изначально основывалась на том принципе, что правое полушарие воспринимает информацию по другим законам, чем левое. Разница в работе полушарий показана на рис. 1.3.

В свое время Тони Бьюзен справедливо заметил, что бóльшая часть информации представляется в виде цифр и букв, удобном для восприятия левым полушарием (достаточно вспомнить линейно представляющие информацию Microsoft Word, Outlook, Excel, Lotus Notes – офисные приложения, с которыми работают большинство офисных сотрудников).

Метод интеллект-карт позволяет представлять информацию таким образом, чтобы ее могли одновременно воспринимать и левое, и правое полушария.

Благодаря использованию цветов, рисунков и пространственных связей любая информация начинает восприниматься, анализироваться и запоминаться гораздо быстрее и эффективнее, чем при ее обычном линейном представлении в виде цифр и букв. Таким образом, человечество получило возможность использовать по максимуму огромные резервы правого полушария, о чем и рассказывается в данной книге.

Рис. 1.3. Полушария головного мозга и «разделение» труда между ними[3]

Пользуемся ли мы в нашей обычной жизни творческими возможностями правого полушария? Да. Конечно, да. Причем все без исключения.

Представьте себе следующую ситуацию. Вы пытаетесь объяснить собеседнику что-то достаточно сложное или информационно емкое (концепция нового проекта, вывод продукта на рынок, стратегия нового направления, структура новой книги или статьи, текущее состояние по бизнес-процессам и др.), и это никак не удается сделать на словах, а рядом оказываются ручка и лист бумаги. Что вы сделаете? 100 % из тех, кому автор задавал этот вопрос, ответили однозначно: «Начнем рисовать». Причем часто даже не представляя, что будет нарисовано в итоге, – просто начинаем рисовать. Почему? Потому что во многих ситуациях этот шаг позволяет существенно быстрее найти общий язык и донести нужные мысли. Например, часто результатом такого объяснения являются схемы, подобные показанной на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Типичная схема, получаемая в ходе спонтанного рисования для объяснения сложных информационно емких вопросов[4]

Или вот еще вопрос: что вы делаете, когда разговариваете по телефону на какую-то неприятную или сложную тему, а рядом лежит та же самая ручка с листом бумаги? Большинство отвечают: «Ну, рисуем что-то». Но зачем? Ведь тот, с кем мы разговариваем, нас не видит. Ответ прост. Мы рисуем для того, чтобы подключить к продумыванию лучших вариантов ответа творческие зоны правого полушария мозга и тем самым задействовать бóльший объем коры головного мозга, что увеличит количество возможных вариантов ответов и повысит их оригинальность.

Сколько вы сможете вспомнить точных почтовых адресов, где вы когда-либо были, например ул. Профсоюзная, д. 33, кв. 147? Никто из участников наших тренингов не смог назвать больше 10 адресов. А сколько адресов из тех, где когда-то бывали, вы сможете вспомнить визуально, чтобы добраться туда при необходимости (например, здесь за храмом повернуть налево, потом на развилке – направо и во дворе – третий подъезд, полированная черная дверь)? Количество таких адресов невозможно сосчитать, и стоит большинству людей оказаться в месте, где они уже когда-то были, они сразу вспомнят, как и куда оттуда выходить. На этом примере также можно увидеть, как работает левое полушарие (физическое запоминание адресов) и правое полушарие (пространственное запоминание).

Вокруг нас существует огромное количество примеров, в которых работает мозговая кора нашего правого полушария.

4.1. Светофор

Пожалуй, это один из наиболее ярких примеров визуализации. Знаете, почему красный цвет выбран в качестве запрещающего? Потому что наш мозг воспринимает его быстрее любого другого. А зеленый цвет воспринимается дольше других цветов, что очень важно перед тем, как переходить дорогу: будет время хорошенько подумать и осмотреться. Именно поэтому мы, находясь на природе среди зеленых деревьев, расслабляемся. Зеленый цвет «затормаживает» наше внимание. Современным новшеством в светофорах стало применение специальных знаков, показывающих, что надо идти или стоять.

Кстати, представьте, если бы на светофоре вместо цветов были бы простые надписи:

И все эти надписи зажигались бы одним цветом, например синим. Как бы вы стали ориентироваться? Большинство опрошенных ответили – по порядковому расположению: горит верхний сигнал – стой, горит нижний – иди. Видите, даже здесь мы подключаем к работе более быстрое правое полушарие.

4.2. Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook является любимым почтовым органайзером для многих пользователей, в том числе благодаря расширенным возможностям визуализации, которых существенно меньше у ее ближайших конкурентов: Lotus Notes, The Bat, Thunderbird и др.

Например, сотруднику компании «Правила игры» хватает нескольких секунд просмотра сводных календарей консультантов, чтобы понять, кто чем занимается и какие есть свободные зоны для назначения встречи. Достаточно знать, что согласно корпоративному стандарту использования Outlook оранжевым цветом раскрашиваются выездные встречи, синим цветом – жестко запланированные встречи внутри офиса, а зеленым – бюджетируемые задачи, которые не имеют жестких рамок начала и окончания. Зная это, вы можете, взглянув на рис. 1.5, очень быстро понять, что Сергей Бехтерев и Екатерина Шаронова ведут выездную сессию в Новосибирске, Виктория Бехтерева встречается в обед с Клиентом в Москва-сити, а у Юлии Стратейчук вечером консультация в офисе. Кроме того, у Виктории, Сергея и Екатерины запланирована вечером скайп-встреча, причем Сергей и Екатерина будут участвовать в этой встрече удаленно.