Читать онлайн Зачем мне ассистент? бесплатно
Предисловие
Рад вас приветствовать на страницах этой мини-книги, дорогие читатели!
Как ваши успехи с определением «зачем мне делегировать»? Первая мини-книга из серии «Ассистент» посвящена именно этому вопросу, надеюсь, что вы уже ознакомились с ней и сделали домашнее задание. А если нет, то советую с этим не затягивать, чтобы не отставать от графика.
Итак, у вас уже должен начать формироваться список рутинных задач, на которые уходит довольно много времени, но для их исполнения не требуется особой экспертной квалификации. Вполне логично, что эти задачи можно и нужно на кого-то делегировать, чтобы высвободить себе время для тех задач и процессов, которые напрямую связаны с поступлением «денег в кассу».
Вполне логично, что нужен помощник. Назвать его или ее, парня или девушку, смотря кого вы предпочитаете видеть в помощниках, можно по-разному: личный помощник, секретарь, ассистент руководителя и т.д., причем каждое из названий несет за собой хоть и схожий, но все-таки разный смысл.
Давайте еще раз пройдемся по теме делегирования, но уже не абстрактно, а применительно к ассистенту, который снимет с вас часть обязанностей «многорукого многонога» и сам станет таким «человеком-пауком».
Зачем я делаю такой акцент на этом?! Все просто! Более года назад, когда мой партнер по клубу «Бадди» Николай Голокозов только пришел учиться в Лайк Центр на «Скорость», у него уже был бизнес, персонал, десятки наемных сотрудников, но не было ассистента. Он не понимал, зачем ему – опытному бизнесмену, какой-то дешевый помощник. А когда составил список рутинных задач и попробовал их делегировать – сразу оценил всю мощь ассистента. Вот только зачем-то «временно передал» его отделу продаж в собственной компании, а назад РОП его не отдает, говорит, что им самим нужен. Хоть нового ищи!
Ну что, друзья, давайте перейдем к делу?! И начнем мы рассуждать с одной из самых важных проблем, которая есть у каждого предпринимателя, еще не вышедшего из операционной деятельности – «текучки», в которой можно погрязнуть с концами…
И, по традиции, отдельный привет ребятам из Бизнес-клуба «Бадди» и участникам группы «Клуб героев книг» в особенности. Ну что, погнали?!
Глава 1. «Заела» текучка
У каждого предпринимателя, руководителя высшего и среднего звена, эксперта, порой даже фрилансера есть огромное количество задач, которые приходится решать изо дня в день. Это проверки, согласования, обсуждения, миллион вопросов, которые сотрудники вполне могли бы решить самостоятельно, но просто не готовы это делать, т.к. не хотят брать ответственность на себя. И это при условии, что сотрудники у вас уже есть. А если их нет?!
Когда предприниматель или эксперт работает один, сам на себя, сам по себе, то его деятельность можно представить как изображение к термину «многорукий многоног». Что рисует ваше воображение? Паук в паутине? Или человек с кучей рук и ног, который пытается решать 100500 задач одновременно? Ведь нужно найти клиентов, продать им свой продукт, исполнить обязательства, а потом еще не забыть о сервисе. И все это совершенно самостоятельно, не забывая про соцсети и личный бренд, который необходимо развивать, особенно если вы – эксперт. Согласны? Представили такую картинку? Или, может быть, вы так и живете уже долгое время?
Формат жизни «многорукий многоног» или «я все сам» имеет право на существование, сам так жил довольно долгое время, вступая в партнерские отношения с веб-студиями и различными командами (более подробно рассказываю об этом в книге «Выбор ниши»). В тот период жизни меня все устраивало: свободный график, работа из дома, вполне адекватный уровень дохода, много свободного времени. Но потом захотелось большего. И я начал действовать!
Кстати, буквально вчера мне написала одна старинная знакомая, с которой мы вместе учились на физфаке СГУ, хоть и на разных курсах, с вопросом: «можно ли ознакомиться с материалами по делегированию, желательно, черновиками». Честно говоря, очень меня удивила, ведь она – преподаватель в Яндекс.Лицее и, возможно, где-то еще (раньше просто в гимназии или лицее преподавала, точно не помню). Как выяснилось, у нее – фактически школьной училки информатики (ладно, пусть будет не самой обычной) – тоже есть ассистент, который проверяет домашние задания. И она хотела понять, правильно ли она загружает работой этого самого ассистента. Вот тут-то я и подумал, что ассистент может потребоваться не только предпринимателям, поэтому ждите отдельную мини-книгу «Ассистент для преподавателя», в которой мы разберем особенности взаимодействия между столь интересными людьми. А там посмотрим, может и не только преподов разберем, мало ли у кого какие задачи бывают.
Давайте вернемся к «любимой» текучке, которая очень часто мешает нам расти и развиваться как предпринимателю, эксперту, мастеру своего дела, чем бы вы там не занимались. Понятно, что от нее никуда не денешься, но можно «поставить фильтр», который будет отсеивать часть задач, не требующих вашего непосредственного участия, а решать их совершенно самостоятельно. Да-да, вы правильно понимаете – этот «фильтр» и есть ваш ассистент. Ну что, обсудим, что можно доверить ему в первую очередь? Погнали?!
Глава 2. Много рутинных задач
Огромная «больнючая боль», от которой буквально «стонут» многие, очень многие предприниматели, эксперты и не только – это… Как вы думаете, что это? Три-четыре: «Ру-ти-на»!!!
Все верно, именно рутина «съедает» солидную часть времени и энергии у каждого предпринимателя. Да и не только у предпринимателя, но мы пока остановимся именно на этой категории поклонников ассистентов.
Давайте вместе подумаем, какие рутинные задачи приходится решать каждый день? Соцсети понятно, посты, лайки и комментарии, активность и т.д., об этом мы поговорим чуть позже более подробно. Контроль подрядчиков/исполнителей/фрилансеров, в т.ч. по срокам – тоже да, но это – тема следующей главы, не будем торопиться с обсуждением данной темы.
Для тех, кто ведет наставничество, как я, одна из рутинных задач – это контроль выполнения домашних заданий, а также написания отчетов за день и планов на следующий день. Может показаться, что это нафиг никому не нужная задача, но она дает очень неплохой результат, проверено. Кстати, когда мы сами с партнерами начали ставить для себя цели на месяц и неделю, а также не более 3 задач на день, которые позволят выполнить поставленные цели или хотя бы приблизиться к ним, то и результат стал намного более заметным, т.к. начали фокусироваться на главном. Поэтому крайне рекомендую внедрять такие инструменты в своем бизнесе, пригодится.
У всех экспертов и специалистов в сфере услуг, начиная с бьюти-мастеров и заканчивая консультантами по тем или иным вопросам, например, маркетологов, психологов, коучей и т.д., одной из рутинных задач является согласование и контроль времени процедур и записей на услуги, а также диагностик/интервью, консультаций и т.д., у кого что актуально. На все эти переписки и созвоны с подтверждением времени и места встречи уходит уйма времени и сил, как и на поддержание расписания (но об этом чуть позже). Причем совершенно непонятно, зачем это делать самостоятельно, ведь можно нанять администратора или ассистента, который будет решать эти и другие задачи, причем с удовольствием, ведь вы будете ему за это платить. О том, «зачем платить ассистенту» и на каких условиях договариваться о работе, мы с вами поговорим отдельно, в одной из следующих мини-книг.
Вообще, список задач для делегирования вы должны были составить еще после изучения первой мини-книги «Зачем мне делегировать», поэтому мы сейчас занимаемся, по сути, повторением домашнего задания. Но я-то знаю, насколько многие не любят делать «домашку», поэтому предлагаю прямо сейчас подумать, что еще рутинного есть в вашей повседневной деятельности, что можно было бы перекинуть на ассистента прямо сейчас, после чего записать это в блокнот или написать в комментариях к этой мини-книге на «Литрес». А более подробно мы поговорим об этом в мини-книге «Какие задачи поручать ассистенту», которая скоро также будет доступна на «Литрес».